Política de Privacidade e Proteção de Dados

1. Identificação da Controladora e do Encarregado (DPO)

A KOTA IMPORTS LTDA., sociedade empresária limitada, inscrita no CNPJ sob o nº 00.325.031/0001-12, com sede na Rua Íris Memberg, 140 - 150/160, Vila Jovina, Cotia - SP, CEP 06705-150, doravante denominada simplesmente "KOTA" ou "Controladora", atua como Controladora de Dados Pessoais relativamente a todas as interações realizadas no âmbito de seu canal de atendimento digital no perfil do Instagram @kota.saudebeleza.

Nos termos do Art. 41 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), a KOTA instituiu o canal formal de contato com seu Encarregado de Proteção de Dados (Data Protection Officer - DPO) e Serviço de Atendimento ao Cliente:

• Canal Oficial do Encarregado (DPO): sac@kotaimp.com.br
• Telefones de Atendimento: (11) 4615-9200 | (11) 96196-2763
• Endereço Postal para Notificações: R. Íris Memberg, 140 - 150/160, Vila Jovina, Cotia - SP, CEP 06705-150 (A/C: Comitê de Privacidade e DPO)

Esta política complementa a Política Corporativa de Privacidade do Grupo Kota (Documento ID.10 e Manual MQ.LGPD), aplicando-se especificamente aos canais de mensageria da plataforma Meta.

2. Campo de Aplicação e Escopo de Atendimento

Esta Política de Privacidade aplica-se exclusivamente aos usuários e titulares de dados que enviam mensagens diretas (Direct Messages - DM) para o perfil verificado @kota.saudebeleza no Instagram, interagindo com o assistente virtual inteligente desenvolvido pela integradora técnica Startmedia sob autorização e governança da KOTA.

3. Dados Pessoais Coletados e Tratados

Em consonância com o princípio da necessidade e minimização de dados (Art. 6º, III da LGPD), a KOTA coleta apenas as informações estritamente necessárias para viabilizar o atendimento e responder satisfatoriamente às demandas do usuário.

4. Finalidades do Tratamento e Bases Legais da LGPD

Todo e qualquer tratamento de dados pessoais realizado pela KOTA é respaldado por hipóteses legais expressamente previstas no Artigo 7º da Lei Geral de Proteção de Dados:

• Consentimento do Titular (Art. 7º, I): Manifestado de forma livre, informada e inequívoca quando o usuário inicia espontaneamente o diálogo com a marca e fornece informações para sanar suas dúvidas ou receber materiais explicativos.
• Execução de Procedimentos Preliminares Relacionados a Contrato (Art. 7º, V): Necessário para atender a solicitações de orçamentos, cotações, localização de distribuidores autorizados ou especificações técnicas demandadas pelo cliente interessado em adquirir produtos da KOTA.
• Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória (Art. 7º, II): Guarda de registros de acesso a aplicações de internet pelo prazo de 6 meses, conforme mandamento do Art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), bem como registros exigíveis por normas da ANVISA e órgãos de vigilância sanitária para rastreabilidade de suporte a produtos de saúde e cosméticos.
• Legítimo Interesse da Controladora (Art. 7º, IX): Aperfeiçoamento da acurácia e qualidade das respostas do assistente automatizado, prevenção a fraudes e garantia da segurança dos serviços digitais, sempre respeitados os direitos fundamentais do titular.

5. Inteligência Artificial, Automação e Transbordo Humano

O assistente virtual utiliza tecnologias modernas de Processamento de Linguagem Natural (PLN) e Inteligência Artificial generativa para interpretar as mensagens recebidas e formular respostas claras e instantâneas a partir da base de conhecimento homologada pela KOTA.

6. Dados Pessoais Sensíveis e Proteção de Crianças e Adolescentes

Dados Sensíveis (Art. 11 da LGPD): O assistente virtual da KOTA não solicita dados pessoais sensíveis, tais como dados genéticos, biométricos, informações de convicção religiosa, filosófica, filiação sindical ou dados íntimos de saúde/prontuários. Solicitamos expressamente que os usuários não compartilhem diagnósticos médicos ou fotos de lesões/procedimentos corporais no chat. Caso tais dados sejam enviados acidentalmente pelo titular, serão descartados ou anonimizados.

Crianças e Adolescentes (Art. 14 da LGPD): Os produtos e serviços da KOTA são destinados a profissionais de saúde e estética, clínicas e consumidores adultos. O canal do Instagram é restrito a maiores de 13 anos, em estrito cumprimento às diretrizes de idade da Meta e ao Estatuto da Criança e do Adolescente. Caso a KOTA tome ciência de coleta involuntária de dados de menores de 12 anos sem o consentimento dos pais ou responsáveis, os respectivos registros serão sumariamente eliminados.

7. Compartilhamento de Dados e Transferência Internacional

A KOTA não vende, não aluga e não comercializa dados pessoais de seus usuários com terceiros sob qualquer pretexto. O compartilhamento ocorre exclusivamente com parceiros técnicos essenciais para a prestação do serviço (na qualidade de Operadores de Dados):

• Meta Platforms Inc. / Instagram: Infraestrutura hospedeira das contas, mensagens diretas e canais de comunicação da rede social.
• Startmedia Tecnologia: Desenvolvedora, integradora e operadora técnica responsável pela manutenção do servidor de mensageria e do assistente virtual.
• Provedores Especializados de Nuvem e Inteligência Artificial: Servidores de hospedagem segura (cloud hosting), bancos de dados e APIs de inteligência artificial situados no Brasil e nos Estados Unidos da América.
• Autoridades Públicas e Judiciais: Exclusivamente em caso de ordem judicial, requisição de autoridade regulatória competente (como ANPD ou ANVISA) ou para defesa em processos administrativos e judiciais.

Transferência Internacional de Dados (Art. 33 da LGPD): Em razão da utilização de infraestrutura em nuvem e processamento de IA sediada nos Estados Unidos, os dados tratados podem ser transferidos internacionalmente. Todas as transferências são amparadas por cláusulas contratuais de sigilo e rigorosos padrões de criptografia e conformidade equivalentes às exigências da LGPD.

8. Segurança da Informação e Confidencialidade

A KOTA adota medidas de segurança técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou vazamento, alinhadas às diretrizes públicas do Documento ID.10 §6.6 da KOTA:

• Controle Estrito de Acesso: Apenas profissionais formalmente autorizados e vinculados a termos de sigilo e confidencialidade têm acesso aos painéis de atendimento e registros de mensagens.
• Criptografia em Trânsito: Toda comunicação entre a API da Meta, os servidores de aplicação e os bancos de dados é protegida por protocolos criptográficos seguros (HTTPS / TLS 1.3).
• Ambiente Seguro: Os dados são armazenados em data centers de classe mundial, com certificações internacionais de segurança (ISO/IEC 27001 e SOC 2).

Em caso de qualquer incidente de segurança relevante que possa acarretar risco ou dano aos titulares, a KOTA comunicará o fato com celeridade à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares impactados, nos termos do Art. 48 da LGPD.

9. Prazos de Armazenamento e Retenção de Dados

Os dados pessoais tratados pelo assistente virtual são armazenados exclusivamente pelo período estritamente necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados:

• Histórico de Conversas no Direct: Armazenado por até 12 (doze) meses a contar da última interação do titular, período padrão de mercado após o qual os registros são excluídos ou anonimizados irreversivelmente.
• Logs de Conexão: Mantidos sob sigilo por 6 (seis) meses, em cumprimento obrigatório ao Art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).
• Solicitações de Exclusão: Caso o titular solicite a eliminação antes do decurso do prazo ordinário, os dados serão eliminados em até 15 dias, ressalvadas as hipóteses legais de conservação admitidas pelo Art. 16 da LGPD (cumprimento de dever legal ou defesa em juízo).

10. Direitos dos Titulares de Dados Pessoais (Art. 18 LGPD)

A KOTA assegura a todos os usuários, de forma facilitada e gratuita, o pleno exercício de todos os direitos conferidos pelo Artigo 18 da Lei Geral de Proteção de Dados:

• Confirmação e Acesso: Obter a confirmação de que seus dados estão sendo tratados e acessar os registros mantidos.
• Correção: Solicitar a atualização ou correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, Bloqueio ou Eliminação: Exigir a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação.
• Revogação do Consentimento: Retirar a autorização concedida previamente, com informação prévia sobre eventuais impactos no atendimento.
• Informação sobre Compartilhamento: Ser informado com clareza sobre as entidades públicas e privadas com as quais a KOTA compartilha dados.

As requisições serão respondidas de forma imediata (em formato simplificado) ou em até 15 (quinze) dias corridos mediante relatório claro e completo, conforme estabelece o Art. 19, II da LGPD.

11. Procedimento de Exclusão e Eliminação de Dados

Em conformidade com as diretrizes da Meta for Developers e o Art. 18, VI da LGPD, o titular que desejar a eliminação completa de seus registros pode exercê-la de forma rápida e desburocratizada através dos seguintes canais:

• Via E-mail Oficial: Envie uma mensagem para sac@kotaimp.com.br informando seu perfil de Instagram (@usuário) e o pedido expresso de exclusão.
• Via Instagram Direct: Envie a mensagem "Quero excluir meus dados" diretamente na conversa com o perfil @kota.saudebeleza. O assistente direcionará o protocolo para a equipe técnica processar a exclusão.

12. Atualizações, Vigência e Foro de Eleição

Esta Política de Privacidade entra em vigor a partir da data de sua publicação oficial e permanecerá válida por prazo indeterminado. A KOTA reserva-se o direito de atualizar este documento periodicamente para refletir evoluções regulatórias, novas diretrizes da ANPD ou aprimoramentos técnicos nos serviços de atendimento digital.

Foro de Eleição: Este documento é regido e interpretado segundo as leis da República Federativa do Brasil. Para a resolução de quaisquer controvérsias decorrentes deste instrumento, fica eleito o foro do domicílio do consumidor, conforme assegurado pelo Artigo 101, inciso I, da Lei nº 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor), ou, de forma subsidiária para relações não consumeristas, o Foro da Comarca de Cotia, Estado de São Paulo.

Controle de Governança e Aprovações Corporativas (MQ.LGPD / ID.10)