Instruções de Exclusão de Dados do Usuário

1. O Direito à Eliminação de Dados na LGPD

O Artigo 18, inciso VI, da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) estabelece que o titular dos dados pessoais tem o direito de obter da Controladora, a qualquer momento e mediante requisição expressa, a eliminação dos dados pessoais tratados com o seu consentimento.

A KOTA IMPORTS LTDA. honra integralmente esse direito em relação a todas as conversas mantidas no canal do Instagram Direct (@kota.saudebeleza). O procedimento de exclusão é transparente, gratuito e acessível a qualquer usuário que tenha interagido com o assistente virtual.

2. Esclarecimento Técnico: Instagram vs. Servidores da KOTA

Em respeito à verdade e à transparência técnica (Princípio do Livre Acesso e Transparência, Art. 6º, IV e VI da LGPD), é fundamental esclarecer a distinção entre as ações realizadas dentro do aplicativo do Instagram e os registros mantidos nos sistemas da KOTA:

3. Escopo: O que é Efetivamente Eliminado

Ao processar a sua solicitação de exclusão, a KOTA promove a eliminação ou anonimização definitiva dos seguintes dados:

• Identificador de Usuário da Meta (IGSID): Chave numérica atribuída à sua conta na API do Instagram;
• Nome de Usuário (@username): Seu identificador público de perfil;
• Histórico Integral de Mensagens: Todas as perguntas, respostas, arquivos, áudios e imagens transmitidos durante o diálogo com o assistente virtual;
• Dados de Contato Fornecidos: Nome completo, e-mail, telefone/WhatsApp ou cidade informados voluntariamente no atendimento;
• Contexto de Memória da IA: Registros de contexto armazenados em memória de sessão ou tabelas de banco de dados (ex.: chat_memory).

4. Exceções Legais de Retenção Obrigatória (Art. 16 da LGPD)

Nos termos do Artigo 16 da Lei nº 13.709/2018, os dados pessoais deverão ser eliminados após o término de seu tratamento, ressalvadas as hipóteses estritas de conservação autorizada por lei:

• Logs de Conexão e Acesso (Art. 15 da Lei nº 12.965/2014 - Marco Civil da Internet): Registros de data, hora e endereço IP de comunicação mantidos obrigatoriamente sob sigilo pelo prazo legal de 6 (seis) meses para atender a eventuais requisições judiciais;
• Defesa em Processos Judiciais ou Administrativos (Art. 16, I e II da LGPD): Informações estritamente indispensáveis para resguardo de direitos da KOTA ou comprovação de atendimento perante órgãos de defesa do consumidor (PROCON, ANVISA, Judiciário), durante o prazo prescricional aplicável;
• Dados Anonimizados (Art. 16, IV da LGPD): Métricas estatísticas consolidadas e desprovidas de qualquer dado que permita identificar o titular (ex.: contagem total de atendimentos por tema de produto).

5. Passo a Passo — Opção 1: Solicitação por E-mail (Canal Oficial DPO)

Esta é a opção recomendada para garantir o registro formal e o acompanhamento direto junto ao Encarregado de Proteção de Dados (DPO) da KOTA:

1. Abra seu E-mail. Acesse sua conta de e-mail e crie uma nova mensagem com destino para o e-mail oficial: sac@kotaimp.com.br
2. Assunto e Dados. Coloque no assunto: "Exclusão de Dados – Instagram" e informe seu nome completo e seu perfil do Instagram (ex: @seunome).
3. Confirmação e Conclusão. Você receberá um número de protocolo de recebimento e a notificação de eliminação definitiva em até 15 dias corridos.

6. Passo a Passo — Opção 2: Solicitação pelo Instagram Direct

Você também pode registrar sua solicitação de exclusão diretamente dentro do próprio chat do Instagram:

1. Abra o aplicativo do Instagram e acerte a conversa direta com o perfil oficial @kota.saudebeleza;
2. Envie uma mensagem digitando exatamente: "Quero excluir meus dados" ou "Solicitar exclusão de histórico";
3. O assistente virtual identificará o comando e abrirá um chamado de atendimento técnico, solicitando que você confirme a intenção de exclusão;
4. Um operador da equipe de atendimento da KOTA processará a solicitação e confirmará a exclusão dos dados vinculados ao seu identificador (IGSID).

7. Passo a Passo — Opção 3: Atendimento Telefônico com o SAC

Caso prefira atendimento verbal direto, você pode entrar em contato com o Serviço de Atendimento ao Cliente da KOTA:

• Telefone Fixo Sede: (11) 4615-9200
• WhatsApp Comercial SAC: (11) 96196-2763
• Horário de Funcionamento: Segunda a Sexta-feira, das 08h00 às 17h30 (horário de Brasília).

Basta informar à atendente que deseja a exclusão de seus dados do canal de atendimento do Instagram, fornecendo o nome do seu perfil de usuário para localização do registro.

8. Prazos e Confirmação de Conclusão da Exclusão

Em fiel cumprimento ao Artigo 19 da LGPD, os prazos e ritos adotados pela KOTA são:

• Confirmação de Recebimento: Enviada de forma imediata ou em até 2 (dois) dias úteis após a recepção do pedido;
• Execução da Eliminação Definitiva: Concluída no prazo máximo de até 15 (quinze) dias corridos a contar da solicitação do titular;
• Comunicação Formal de Conclusão: O titular receberá por e-mail ou mensagem a confirmação expressa de que todos os seus dados foram expurgados dos sistemas da KOTA.

9. Notificação a Provedores Técnicos e Suboperadores

Nos termos do Artigo 18, § 6º da LGPD, o responsável pelo tratamento de dados que receber a solicitação de eliminação deve repassar a demanda aos demais agentes com os quais tenha compartilhado os dados.

Ao processar a sua exclusão, a KOTA emite ordem técnica de purga para:

• A integradora tecnológica Startmedia, para eliminação de caches de aplicação e logs temporários;
• Os bancos de dados e servidores de hospedagem em nuvem (cloud providers), para expurgo definitivo dos registros;
• As ferramentas de atendimento (CRMs) eventualmente acionadas em solicitações prévias de orçamento.

10. Modelo Pronto de Requerimento de Exclusão

Para sua máxima comodidade, você pode copiar o modelo de texto abaixo e enviá-lo diretamente para nosso e-mail oficial:

Controle de Homologação e Conformidade do Processo de Exclusão